www.mgm123555.com-关于加强档案资料管理工作的通知
  • 2013-12-19 10:47:41
  • 档案材料是学校的财富,为了进一步做好档案资料的管理工作,更好地为学校发展和教学服务,根据档案管理工作文件要求,现就有关事项通知如下:
    一、归档要求:
    1、各处室领导亲自抓,专人负责,要十分重视档案资料的收集、整理及保管工作,要把这项工作作为经常性的工作认真做好。每个同志都要养成随时整理,重视保存资料的习惯;
    2、各部门要指定专人负责资料整理工作,定时把各方面的资料收集起来,加以整理、分类、保管并按规定的时间移交档案室;
        3、归档的文件应做到书写材料优良、字迹工整,有利于长久保存;
        4、归档的文件必须达到完整、准确并经过系统整理、编目;
    5、档案室有责任监督、指导各处室人员做好文件的归档工作;
    6、人员变动首先要把档案材料交待清楚才能办手续。
    二、归档时间:
    1、办理完毕的文件材料一般应在第二年6月底之前向档案室移交;
    2、教务处、学生处档案归档时间按教学年度从每年9月1日到次年8月31日为一学年度,办理完毕的文件材料应在次年寒假前向档案室移交。
    三、归档范围:
    各部门归档的资料主要包括:
        各部门共同归档材料:
    1、向院领导的请示、报告及代学院向上级和有关部门的请示报告及批复件等;
    2、本处室及以学院名义下发的规定、通知等;
    3、年度(学期)工作计划、工作总结等;
    4、处属各科(公寓管理科、维修科、水电科、图书馆、电教中心等)制定的重要规定、通知等。
    教务处:
    1、专、兼职教师人事档案,包括个人基本情况、工作简历及科研成果、所授课程(班级)、考试成绩、学生评议情况、来(离)校时间等;
    2、学生考试注册档案;
    3、毕业学生考试成绩档案,包括入学摸底考试、校考、市考、国考和自学考试的成绩、通过率等;
    4、教师授课考评档案,包括校领导、督导老师听课的评语,学生评议(问卷),教务处综合评定等;
    5、题库档案:包括各级各类考试的试题及答案;
    6、课程安排表、年度校历表、作息时间表等。
    学工部(学生处):
    1、学生学籍档案;
    2、学生(分专业、班级)花名册及调整、变动的资料;
    3、学生退学、休学、转学、出国及其他原因离校的资料;
    4、学生受奖、惩的资料,包括奖、惩通报及调查取证材料等;奖学金、优秀学生奖的统计,包括姓名、专业、班级、金额和总金额;
    5、学生考勤档案;
    6、班主任工作档案,包括班主任所带班级及变动情况等
    7、学生军训资料。
    总务处、综合处:
    1、设施、设备等固定资产的采购、安装时间、型号、价格、配置使用的部门及使用年限、维修、更换报废记录等;
    2、物资、物品清单及分配、使用消耗登记;
    3、合同、协议及执行情况的资料;
    4、花名册及变动情况;
    5、位置图、建筑面积平面图以及办公、教学、宿舍、服务等设施区划图及面积。
    人事处:
    1、编制和各部门的职责;
    2、教职工的人事档案;
    3、教职工的工资档案;
    4、教职工考勤档案;
    5、人员档案及考察、录用表。
    院 办:
    1、部门下发的会议文件及各种通知、通报及其他文件;
    2、年度自评报告及各种专题请示报告及上级的批复等;
    3、制定的校规校纪,下发的通知、通报等文件,各部门的请示、报告及院领导的批复件等;
    4、工作、开学典礼及其他重要活动、重要会议的文件、资料(文字、照片)等。
    党 办(宣传部):
    1、积极分子的档案材料,包括个人基本情况、简历、思想汇报、政审材料、入党申请书等;
    2、上级党委下发的文件、通知等;
    3、党员学习、组织生活及其他活动的计划和活动情况的资料(文字、照片等)。
    招 办:
    1、年度招生的决策、计划等;
    2、招生简章、广告宣传资料;
    3、广告、印刷、招生等协议。
    保卫处:
    1、院安全领导小组组成表;
    2、学院与各部门签订的安全责任书;
    3、全院的各类安全措施、安全检查总结及通报等材料;
    4、全院防火预案、防火设施、器材分布配置图;
    5、重要安全问题、事故、案件的调查及处理的材料等;
    6、突发事件预案。
    团 委:
    1、团委的组成、团员花名单,学生会的组成人员名单;
    2、社团组织、章程及开展活动的资料;
    3、团委、学生会组织全校性各种活动的资料(文字、照片、录像等);
    4、校报。
    工  会:
    会员基本情况、缴纳会费清单及组织各项活动等。
    就业办:
    学生毕业及就业跟踪调查情况。
    网络办:
    1、学院、团委、学生会组织的全校性活动的照片;
    2、各种形式的座谈会及大型会议稿件的收集及网评。
    四、归档手续:填写归档文件移交清单。
    移交清单(移交目录)是文件归档和接收的凭证,由各处室归档时填制一式两份,归档时双方按清单核查清楚后双方签字各留一份,以备查考。
                           

                              档案室